Powrót do bloga
5 min czytania

Przenosiny z Fakturowni bez utraty danych

Eksport, import i kontrola numeracji. Krok po kroku, w kilka minut.

Ten guide zakłada, że masz już konto w KSeF MF oraz dostęp do eksportu z Fakturownia (CSV / JPK / ZIP — zależnie od tego, co generuje Twój plan). Pięć minut to realny czas na techniczne podpięcie importu, o ile masz pod ręką pliki; reszta to już jakość danych po stronie źródła, a nie magia przycisku.

Minuta 0–1: checklista przed importem

  • NIP firmy i środowisko KSeF (test vs produkcja).
  • Plik eksportu kontrahentów + faktur z Fakturownia (najnowszy eksport, nie starszy niż tydzień).
  • Uprawnienia: kto zatwierdza pierwszą wysyłkę testową do KSeF po migracji.

Minuta 1–2: Magiczny Import — KSeF jako źródło prawdy

W panelu onboardingu wybierasz Magiczny Import. System najpierw pobiera historię dokumentów bezpośrednio z KSeF (zakres czasu ustalasz w kreatorze). To rozwiązuje największy ból migracji: nie musisz wierzyć na ślepo CSV, bo numery referencyjne i statusy wysyłki są porównywane z tym, co faktycznie widzi MF.

Minuta 2–4: import pliku z Fakturownia

W drugim kroku wgrywasz CSV / eksport JPK z Fakturownia. Kreator mapuje pola (kontrahent, numery faktur, kwoty VAT). Jeśli któryś wiersz ma konflikt (np. podwójny numer wewnętrzny), zobaczysz go na liście do ręcznej decyzji — zamiast cichego pominięcia połowy pliku.

Screenshot w produkcji: w interfejsie pojawi się podgląd pierwszych 10 wierszy oraz licznik „zaimportowano / pominięto / do weryfikacji”. W wersji beta testerzy robili zrzut ekranu tego ekranu do dokumentacji wewnętrznej biura — Ty możesz zrobić to samo dla audytu.

Minuta 4–5: weryfikacja próbki

Zaznacz 10 losowych faktur sprzedaży i 10 kosztów: porównaj kwoty brutto / VAT z PDF-ami z maila. Jeśli się zgadza — możesz przełączyć się na wystawianie nowych dokumentów już tylko z KSeF SaaS. Jeśli nie — najczęściej winny jest zły separator w CSV albo ręczne korekty w starym systemie — wróć do eksportu i powtórz import (idempotentnie, bez duplikatów dzięki kluczom z KSeF).

Po imporcie: co jeszcze warto zrobić tego samego dnia

  1. Wyślij jedną fakturę testową do KSeF na kwotę symboliczną lub do swojej drugiej działalności — sprawdź pełną ścieżkę UPO.
  2. Poinformuj księgową o zmianie narzędzia i sposobie eksportu JPK_FA / KPiR (w KSeF SaaS: jeden klik do pakietu).
  3. Wyłącz duplikaty w starym programie — żeby przez tydzień nie wystawiać dokumentów „w dwóch miejscach”.

Najczęstsze pytania

Czy przeniosę załączniki PDF?
Zależy od tego, co zawierał eksport; KSeF przechowuje strukturę FA — pliki lokalne dobierz wg potrzeb retencji.

Czy muszę zamykać konto w Fakturowni?
Nie od razu — sensowny jest równoległy okres (np. 30 dni), żeby móc porównać raporty.

Co z numeracją faktur?
Ustal z księgową ciągłość numeracji lub datę „cięcia” — systemy różnie to obsługują; ważne, żeby nie dublować numerów w tym samym NIP.

Podsumowanie

Migracja w 5 minut to efekt dobrego przygotowania plików, nie obietnica bez pracy przy starych danych. Jeśli eksport jest czysty, KSeF SaaS robi resztę: import z KSeF + import z Fakturownia + walidacja przed pierwszą produkcyjną wysyłką. Dalsze kroki — już tylko praca na żywym KSeF.